Narzędzia organizacyjne potrafią zrobić więcej niż tylko utrzymać porządek w pracy. Zarządzam całym swoim życiem w Notion i pomaga mi on być na bieżąco z niemal wszystkim. Notion to kompleksowy system do zarządzania informacjami osobistymi, który pozwala sprawnie organizować zadania, projekty i notatki.
Szybkie linki
1. Strony poświęcone wszystkiemu, co wymaga organizacji
Moją pierwszą zasadą organizowania czegokolwiek w Notion jest rozdzielenie elementów na strony. Mam osobne strony dla pracy i życia prywatnego, a następnie zagnieżdżone strony w nich, aby kategoryzować różne zadania. Pozwala mi to wdrażać najlepsze praktyki w zakresie zarządzania projektami.
Mam osobną stronę do planowania finansów z dedykowanymi stronami do śledzenia dochodów, wydatków, większych zakupów, oszczędności i inwestycji. Dotyczy to również pracy. Jako dziennikarz, pisarz i programista, mam jednocześnie otwarte różne procesy. Dedykowane strony pozwalają mi oddzielnie śledzić różne rodzaje pracy, co jest kluczowe dla poprawy produktywności.
W powtarzających się sytuacjach, takich jak miesięczne planowanie budżetu, taka struktura pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. Zamiast przedzierać się przez wyciągi bankowe, e-maile, listy i uciążliwe arkusze kalkulacyjne, których używam do śledzenia większych sum pieniędzy, mogę wszystko uporządkować na stronach Notion. To skraca czas marnowany na szukanie informacji.
Nie muszę tego koniecznie robić, a Notion doskonale radzi sobie ze śledzeniem wielu rzeczy na jednej stronie. Jednak dzięki tej hierarchii zagnieżdżonych stron mogę znaleźć dokładnie to, czego szukam, bez konieczności przewijania mnóstwa nieistotnych informacji. Dzięki temu mogę skupić się na ważnych zadaniach i uniknąć rozpraszaczy.
2. Listy kontrolne do szybkich list w Notion
Funkcja blokowania listy zadań w Notion pozwala tworzyć zwijane listy kontrolne do szybkiego tworzenia list zadań. Lista zadań to zazwyczaj pierwszy krok, gdy chcę zacząć śledzić coś nowego lub wprowadzać informacje do Notion.
Pola wyboru w Notion są traktowane tak samo jak listy wypunktowane, więc możesz zagnieżdżać pola wyboru (lub punkty wypunktowania) w każdym elemencie. Dzięki temu podejściu mogę z łatwością jasno definiować zadania i wszelkie wymagania, kroki lub podzadania w ich obrębie. Możesz również ustawiać przypomnienia, co oznacza, że jeśli poprawnie użyjesz tej funkcji, możesz zastąpić swoją aplikację do zadań Notionem.
Większość moich stron Notion zawiera przynajmniej jakiś rodzaj listy kontrolnej. Poza śledzeniem codziennych zadań, używam tych list kontrolnych do wszystkiego, od zakupów spożywczych, przez zapisywanie książek do przeczytania, po śledzenie postępów w urządzaniu nowego biura.
Jedyną funkcją, którą tracisz w porównaniu ze specjalną aplikacją do obsługi listy zadań, jest możliwość przypięcia widżetu zawierającego listę zadań do ekranu głównego telefonu. Notion oferuje widżety na Androida, a widżet Page umożliwia szybki dostęp do strony zawierającej listę. Jednak aplikacje takie jak Microsoft To-Do oferują widżet z możliwością wybierania lub dodawania nowych zadań bezpośrednio z ekranu głównego, co zapewnia bardziej płynne działanie.
3. Bazy danych do śledzenia pracy i projektów
ja Używam baz danych Notion. Do śledzenia niemal wszystkiego. Pozwala tworzyć indywidualne właściwości, korzystać z formuł i obsługiwać automatyzację, aby ułatwić Ci życie. Bazy danych Notion można również synchronizować z aplikacjami innych firm, takimi jak Asana, Jira czy GitHub, co ułatwia śledzenie zadań na różnych platformach.
Każdy pojedynczy element w bazie danych Notion to strona, co oznacza, że można uporządkować wiele informacji w jednej tabeli. Można również tworzyć niestandardowe widoki dla baz danych z określonymi filtrami i sortowaniami, aby łatwo kategoryzować zawartość. A jeśli chcesz połączyć dane między tabelami, funkcja relacji Notion również się tym zajmie. Większe bazy danych z wieloma elementami lub wieloma bazami danych na jednej stronie mogą utrudniać nawigację, dlatego skonfigurowanie niestandardowych widoków pozwala szybko znaleźć istotne informacje, które mogą nie być widoczne na pierwszy rzut oka.
Podczas konfigurowania bazy danych masz możliwość dodawania różnych właściwości do kolumn. Dostępnych jest 21 różnych właściwości, od prostych tekstów i liczb po formuły i przyciski, które uruchamiają określone automatyzacje jednym kliknięciem. Możesz nawet przesyłać pliki i obrazy do baz danych, aby ułatwić ich przechowywanie.
Mój system śledzenia pobiera odpowiednie zadania z Asany natychmiast po ich przypisaniu. Po zaimportowaniu, używam poszczególnych stron do przechowywania badań lub notatek do artykułu, a moje właściwości śledzenia pozwalają mi dzielić złożone zadania na mniejsze części.
Jeśli posiadasz wiele baz danych śledzących zadania na różnych stronach, możesz przekonwertować te moduły śledzące zadania na jedną bazę danych zadań. Wszystkie zadania przypisane do Ciebie będą wtedy widoczne w osobnej sekcji. Moje zadania Na stronie głównej Notion. Pamiętaj, że bazy danych zadań muszą mieć właściwość Status و Administrator و termin płatności, więc pamiętaj, żeby dodać ten link, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś.
Aby w pełni korzystać z baz danych, musisz wykupić co najmniej subskrypcję Notion Plus, ale dodatkowe funkcje są warte swojej ceny. Biorąc pod uwagę czas, jaki ta aplikacja mi oszczędza, Moja subskrypcja Notion wypłaca pieniądze co miesiąc..
4. Użyj kolorów, aby wskazać status zadania w tekście.
Notion oferuje kilka podstawowych opcji formatowania tekstu, w tym pogrubienie, kursywę, podkreślenie i przekreślenie, a także kolory tła i tekstu. Jeśli potrzebujesz szybkiego systemu śledzenia, sugeruję użycie kolorów do oznaczania statusu zadania. Skuteczna strategia zarządzania zadaniami.
Jeden z moich wcześniejszych systemów zarządzania zadaniami opierał się na kolorach tekstu do śledzenia moich pomysłów. Gdy miałem już listę rzeczy do zrobienia z potencjalnymi pomysłami, kolorowałem tekst na różne kolory, aby wskazać postępy w realizacji każdego pomysłu. To podejście pomaga Organizowanie zadań Naocznie.
Żółte zadania oznaczają, że redaktor je przegląda, zielone – że zostały zatwierdzone, a czerwone – że zostały odrzucone. Po zakończeniu pisania artykułu mogę po prostu zaznaczyć pole zadania i przejść do następnego. Ta prosta metoda usprawnia… Produktywność zadań.
Ten system nie jest tak szczegółowy, jak mój obecny system zarządzania artykułami, który opiera się na bazach danych. Ale jeśli dostałeś nowy projekt i nie masz czasu zastanawiać się, jak zbudować dobrze zorganizowany system śledzenia, kolorowy tekst na liście zadań może zdziałać cuda. To szybkie i skuteczne rozwiązanie. Śledzenie zadań.
5. Integracja Kalendarza Google i Arkuszy Google
Chociaż Notion to wszechstronne narzędzie, nie potrafi wszystkiego. Tu właśnie z pomocą przychodzą integracje z rozwiązaniami innych firm. Liczne integracje Notion zwiększają produktywność.Jeśli dana usługa nie jest obsługiwana, zawsze możesz osadzić treść internetową.
Bardzo lubię bazy danych Notion, ale formuły Notion nie działają tak samo, jak formuły Excela czy Arkuszy Google. W takich przypadkach tworzę arkusz kalkulacyjny w Arkuszach Google i importuję go na odpowiednią stronę Notion.
Wystarczy skopiować link do udostępniania z Arkuszy Google i osadzić go w Notion za pomocą bloku. osadzaćBezpośrednio na stronie Notion otrzymasz w pełni funkcjonalny arkusz kalkulacyjny o takiej samej funkcjonalności jak w aplikacji internetowej Arkusze Google.
To samo dotyczy Kalendarza Google. Jako wieloletni użytkownik Androida, jestem głęboko zanurzony w ekosystemie Google, więc przejście na Kalendarz Notion nie jest dla mnie zbyt praktyczne. Korzystając z funkcji osadzania, mogę dodać swój kalendarz do dowolnej strony Notion i wyświetlić w nim wszystkie nowe spotkania lub wydarzenia dodane z aplikacji Kalendarz na moim telefonie.
Notion to niezwykle potężne narzędzie, zwłaszcza biorąc pod uwagę jego łatwość konfiguracji. Będziesz musiał poświęcić trochę czasu na zapoznanie się ze wszystkimi funkcjami i blokami, ale kiedy już to zrobisz, będziesz panować nad wszystkim, od ważnego zadania w pracy po randkę, o której zapomniałeś.
