ا ان Microsoft Outlook To Twoja ulubiona aplikacja i podstawowy sposób zarządzania e-mailami i wydarzeniami w kalendarzu, ale możesz mieć wrażenie, że niektóre jej funkcje całkowicie odciągają Cię od jej głównego celu. Oczywiście Outlook został już zaprojektowany tak, aby pomóc Ci zarządzać pracą, ale dzięki kilku prostym poprawkom mógłby być jeszcze lepszy.
Przyjrzyjmy się kilku sposobom, dzięki którym możesz lepiej wykorzystać możliwości programu Outlook.
Szybkie linki
1. Utwórz niestandardowe reguły dla wiadomości przychodzących
Po otrzymaniu wiadomości e-mail automatycznie trafia ona do skrzynki odbiorczej. Śledzenie ich może być trudne, jeśli otrzymujesz wiele wiadomości od różnych osób, a wiadomości mogą się szybko kumulować. Outlook umożliwia skonfigurowanie reguł skrzynki odbiorczej, dzięki którym wiadomości od określonych osób trafiają bezpośrednio do podfolderu, co ułatwia śledzenie, kto i co wysyła. Aby utworzyć nową regułę, wykonaj następujące kroki:
- Iść do Plik -> Zarządzaj regułami i alertami i kliknij nowa bazaZostanie wyświetlone nowe okno z różnymi opcjami.
- W kroku 1: Wybierz szablon kliknij Przenieś wiadomości od kogoś do folderu.
- Następnie w Kroku 2: Edytuj opis reguły musisz kliknąć hiperłącza, aby wybrać osoby lub grupę publiczną, których wiadomości e-mail chcesz przekazywać do określonego folderu.
- Kliknij Zakończ, aby zastosować regułę.
Oficjalny film Microsoftu wyjaśnia to szczegółowo.
Reguły skrzynki odbiorczej mogą zapobiec gromadzeniu się wiadomości i utrudniać dostęp tylko do ważnych wiadomości w skrzynce odbiorczej. Są również świetnym sposobem na śledzenie konkretnych osób lub służbowych e-maili.
2. Wyłącz powiadomienia e-mail
Pewnie już zauważyłeś dźwięk alertu emitowany przez Outlooka po otrzymaniu wiadomości e-mail. Być może zauważyłeś również żółtą ikonę koperty, która pojawia się na ikonie Outlooka na pasku zadań. Może to być pomocne, jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia, ale może też rozpraszać, gdy te wiadomości e-mail ciągle przychodzą. Na szczęście Outlook oferuje również możliwość wyłączenia tych powiadomień.
Iść do Plik -> Opcje -> Poczta W sekcji „Odbieranie wiadomości” możesz wybrać alerty, które chcesz wyłączyć. Gdy już będziesz zadowolony z wyboru, kliknij OK.
3. Ustaw przypomnienia w kalendarzu
Podobnie jak wiele powiadomień e-mail, Kalendarz Outlooka jest skonfigurowany tak, aby przypominać o spotkaniach 15 minut przed ich rozpoczęciem. Wyświetla nadchodzące spotkania, na które trzeba kliknąć. odrzucić Aby zamknąć okno.
Te przypomnienia mogą być przydatne, gdy ich potrzebujesz. Na przykład, gdy jesteś pogrążony w pracy i pojawi się przypomnienie, możesz dokończyć to, co robisz, i przygotować się na spotkanie.
Jeśli jednak nie potrzebujesz tej funkcji, może to wpłynąć na Twój przepływ pracy. Aby wyłączyć te przypomnienia, przejdź do Plik -> Opcje -> Zaawansowane W obszarze Przypomnienia odznacz opcję Pokaż przypomnienia.
Alternatywnie możesz również przejść do Plik -> Opcje -> Kalendarz W Opcjach kalendarza zobaczysz opcję Przypomnienia domyślne. Aby ją edytować, wykonaj następujące kroki:
- Zaznacz pole wyboru obok opcji Przypomnienia domyślne, tak aby pojawiło się w nim zaznaczenie.
- W menu rozwijanym wybierz 0 minut.
- Kliknij ponownie pole wyboru obok opcji Przypomnienia domyślne, aż zaznaczenie zniknie; jeśli tego nie zrobisz, Twój wybór nie zostanie zapisany.
- Kliknij dobrze.
Teraz możesz kontynuować pracę bez tych przypomnień. Jeśli nadal chcesz mieć możliwość śledzenia ważnych zadań, sprawdź Microsoft To-Do również przynosi korzyści.
4. Oznaczaj wydarzenia w kalendarzu kolorami w programie Outlook
Nie ma nic złego w oznaczaniu terminów w kalendarzu Outlook kolorami. Jednak kodowanie kolorami może pomóc uprościć widok kalendarza i ułatwić przegląd dnia roboczego lub tygodnia bez konieczności sprawdzania tematu każdego spotkania.
Na przykład, jeśli masz zaplanowanych kilka różnych typów zadań, w tym spotkania w firmie, spotkania z firmami zewnętrznymi, klientami, zadania administracyjne, zarezerwowane w kalendarzu szkolenia itd., informacje te mogą stać się tak niejasne, że będziesz musiał poświęcić im więcej czasu.
Jeśli użyjesz kodowanie kolorami Możesz szybko przeglądać kalendarz i uzyskać ogólny pogląd na rodzaje zadań, do których musisz się przygotować. Możesz również użyć kodowania kolorami, aby określić priorytety spotkań według ich ważności. Na przykład, kolor czerwony oznacza spotkania „pilne”, bursztynowy „ważne”, a zielony „rutynowe”.
Ważne jest, aby dobrać różne kolory do różnych rodzajów prac i wybrać kolory, które nie będą do siebie zbyt podobne, aby można było je rozróżnić. Aby rozpocząć, wykonaj następujące kroki:
- Kliknij spotkanie lub termin w kalendarzu, aby wyświetlić kartę Seria spotkań.
- Kliknij na ikonę kolorowego okna, która wskazuje Klasyfikacja.
- W rozwijanym menu dotknij Wszystkie kategorie.
- Pojawi się nowe okno, kliknij po prawej stronie جديد.
- Wpisz nazwę kategorii. Na przykład „Spotkania wewnętrzne” i wybierz dla niej odpowiedni kolor.
- Kliknij przycisk OK w obu oknach, aż zobaczysz nowy termin w kalendarzu oznaczony kolorem.
Powtórz ten proces dla tylu kategorii, ile chcesz utworzyć.
Pozbądź się rozpraszaczy w Outlooku
Skoro już wiesz, jak sprawić, by Outlook był mniej rozpraszający, możesz go dostosować do swoich potrzeb. Choć może się to wydawać mało istotne, drobne zmiany mogą znacząco wpłynąć na Twój dzień pracy.
To w żadnym wypadku nie jest wyczerpująca lista i warto poeksperymentować, zanim się na nią zdecydujesz. Możesz też poeksperymentować z ustawieniami Outlooka i sprawdzić, czy znajdziesz coś jeszcze, co pomoże Ci się skupić. Sprawdź więc Najlepsze sposoby na zwiększenie produktywności dzięki automatyzacji.
