Programy pakietu Office, zwłaszcza nowsze wersje, takie jak Office 2007, Office 2010, Office 2013 i wreszcie Office 2016, zawierają wiele funkcji, które ułatwiają integrację różnych programów pakietu Office, takich jak Word, Excel, Access, PowerPoint i inne. Dzisiaj dowiemy się, jak łatwo i w bardzo prosty sposób przesyłać dane z Worda do Excela, zachowując ten sam format i styl, lub odwrotnie.
Najpierw otworzymy program Word (tutaj używam Worda 2016), aby wpisać dane i liczby potrzebne do pracy. Dla większego efektu zróżnicujemy pisanie między tekstem a liczbami. Po zakończeniu pisania w programie Word zapiszemy dokument, na przykład na pulpicie lub w dowolnym znanym nam miejscu na komputerze, aby móc z niego później skorzystać.
Podczas zapisywania należy wybrać metodę zapisu i nadać dokumentowi dowolną nazwę w polu Nazwa pliku. Jeśli chodzi o format lub typ zapisu, wybierzmy opcję „Zapisz jako typ” z listy, ponieważ jest ona odpowiednia do wymiany danych między programami Word i Excel oraz jest najbardziej kompatybilna w procesie przesyłania i wymiany danych. Zapisywanie odbywa się w formacie TXT, czyli tekstowym, a nie w standardowym formacie Word, czyli Docx.
Pojawi się komunikat zatytułowany „Konwersja plików” wraz z ostrzeżeniem, że zapisanie w tym formacie spowoduje utratę wszystkich danych, obrazów i innych elementów. Ignorujemy to ostrzeżenie i wybieramy „Windows (domyślny)” jako główną opcję, a następnie klikamy „OK” bez wprowadzania żadnych zmian.
Następnie otwieramy program Excel i wybieramy słowo Dane, następnie wybieramy Pobierz dane zewnętrzne lub pobierz dane ze źródła zewnętrznego, po czym wybieramy typ, mam na myśli czy pochodzą one z programu Access czy ze strony internetowej itd., a następnie wybieramy Z tekstu, klikamy i wybieramy lokalizację tekstu, w której został wcześniej zapisany.
W drugim kroku pojawi się zestaw poleceń, które będziemy mogli wykonać, jeśli zajdzie taka potrzeba. Oto one:
Aby utworzyć linię podziału, należy przeciągnąć linię od góry (czyli od liczb u góry) i przeciągnąć ją w dół.
Aby usunąć linię podziału, po prostu stań na niej i kliknij ją dwukrotnie myszką.
Aby przesunąć linię podziału, kliknij ją i przeciągnij.
Tutaj usunąłem wszystkie linie podziału klikając na nie myszką.
Następnie klikamy Dalej, aby przejść do kroku trzeciego.
Teraz przechodzimy do trzeciego i ostatniego kroku, w którym pojawi się kilka różnych opcji typów danych, w tym:
Ogólne: Typ danych powinien być ogólny, co oznacza, że obejmuje teksty, liczby itp. W tym przypadku wybrałem ten typ, ponieważ jest bardziej kompleksowy.
Tekst: W tym przypadku danymi są wyłącznie dane tekstowe.
Data Typ danych: liczby i daty.
Nie importuj kolumn.
Po dokonaniu wyboru kliknij Zakończ.
Pojawi się okno dialogowe, takie jak to, z pytaniem, gdzie chcemy umieścić dane: w zaznaczonym polu czy gdzie indziej. Jeśli chcemy umieścić dane w zaznaczonym polu, klikamy OK. Jeśli chcemy umieścić dane gdzie indziej, po prostu klikamy dowolną inną komórkę w Excelu i klikamy OK.
Dane w tej formie wyglądają tak, jakby zostały tu zapisane, a nie zaimportowane. Są w tej samej kolejności i formacie, co oryginalny tekst w programie Word, nie zostały w nich wprowadzone żadne zmiany ani modyfikacje, a kolejność wierszy jest dokładnie taka sama. Moim zdaniem jest to idealny i najlepszy sposób przesyłania i wymiany danych między programami Word i Excel bez narażania danych na utratę lub utratę jakiejkolwiek ich części.
W końcu nauczyliśmy się, jak przesyłać dane między Wordem a Excelem. Do zobaczenia na kolejnych lekcjach. Dziękuję.
