Slack może pochwalić się wieloma funkcjami, które uczyniły go preferowaną aplikacją do komunikacji i przesyłania wiadomości w nowoczesnym miejscu pracy. Należą do nich m.in. integracja z aplikacjami innych firm, obsługa bogatych multimediów i opcje personalizacji.
Wszystko jednak zależy od tego, jak korzystasz ze Slacka. Prawidłowo używany Slack może być nieocenionym narzędziem komunikacji i współpracy. Niewłaściwie używany może być zmorą Twojego życia. W tym artykule przedstawimy kilka wskazówek dotyczących etykiety w Slacku, które pomogą Ci zwiększyć produktywność Twojego zespołu. Sprawdź Najważniejsze wskazówki dotyczące zarządzania kanałem Slack Twojego zespołu.
Szybkie linki
1. Odpowiadaj w wątkach wiadomości
Wątki wiadomości świetnie sprawdzają się w dyskusjach i współpracy projektowej na kanale zespołowym. Członkowie mogą swobodnie prosić o wyjaśnienia lub dzielić się pomysłami, nie powodując przy tym oznaczenia nieprzeczytanych wiadomości u innych osób w kanale, co pozwala uniknąć zaśmiecania głównego kanału. Jest to skuteczne, gdy wiele osób w kanale uczestniczy w wielu dyskusjach, które szybko mogą stać się trudne do śledzenia.
Gdy odpowiadasz w wątku wiadomości, Twoja wiadomość jest wyświetlana w wątku oryginalnej wiadomości, dzięki czemu członkowie zespołu mogą łatwiej śledzić daną konwersację.
Wystarczy kliknąć ikonę „Odpowiedz w wątku” znajdującą się w prawym górnym rogu wiadomości, na którą chcesz odpowiedzieć.
Korzystaj z wątków czatu zawsze, gdy chcesz prowadzić ciągłą rozmowę, nie zamykając głównego obszaru kanału.
2. Napisz wszystko, czego potrzebujesz, w jednej wiadomości.
Pamiętaj, że za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość bezpośrednią do współpracowników, otrzymują oni powiadomienie, co może być irytujące. Dzielenie myśli na różne wiadomości skutkuje wieloma powiadomieniami, co prowadzi do przełączania kontekstu i spadku produktywności.
Na przykład, jeśli wyślesz „Cześć”, a następnie „Co słychać?” i „Mam nadzieję, że wszystko u Ciebie w porządku”, Twój zdalny kolega będzie miał trzy rzeczy, które Cię rozproszą, podczas gdy Ty będziesz czekać, aż napisze ważną wiadomość.
Najlepszym sposobem na to jest zapisanie swojego punktu widzenia w jednej wiadomości i wysłanie jej za jednym razem. Staraj się pisać zwięźle, aby uniknąć nieporozumień i zbędnych komentarzy. Jeśli wiadomość jest zbyt długa, możesz użyć wypunktowań i numeracji, aby ją uporządkować.
Używaj emotikonów, list punktowanych oraz pogrubionego i kursywnego tekstu, aby wyróżnić nagłówki i kluczowe punkty w długich wiadomościach. Jest to szczególnie przydatne w przypadku ogłoszeń lub podsumowań spotkań.
W ten sposób Twój współpracownik otrzyma jedno powiadomienie i będzie mógł odpowiedzieć na wszystkie jednocześnie, zamiast wielokrotnie przerywać to, co robi, aby odpowiedzieć na Twoje wiadomości. Sprawdź Jak automatycznie witać nowych członków za pomocą kreatora przepływu pracy w Slacku.
3. Zwróć uwagę na strefy czasowe.
Produktywna praca z zespołem rozproszonym w różnych strefach czasowych może być wyzwaniem. Jeśli chodzi o komunikację, musisz być świadomy dostępności pracowników, aby nie przeszkadzać im w czasie wolnym.
Generalnie staraj się unikać wysyłania wiadomości poza godzinami pracy, chyba że jest to absolutnie konieczne. Na szczęście możesz dostosować harmonogram powiadomień na Slacku.
Aby ustawić harmonogram powiadomień, kliknij swoje zdjęcie profilowe w prawym górnym rogu interfejsu Slacka, a następnie wybierz Preferencje -> PowiadomieniaNastępnie możesz wybrać godziny, w których chcesz otrzymywać powiadomienia, a nawet skonfigurować godziny, w których masz dostęp do funkcji „Nie przeszkadzać”.
Dodatkowo możesz zaplanować wysłanie wiadomości na później (w godzinach pracy Twojego współpracownika). To bardziej praktyczny sposób wysyłania wiadomości do współpracownika pracującego zdalnie, który jest aktualnie niedostępny. Po wpisaniu treści w polu wiadomości kliknij ikonę strzałki obok przycisku „Wyślij” i wybierz, kiedy chcesz wysłać wiadomość.
4. Nadawanie odpowiednich nazw kanałom i dodawanie opisów
Nadawanie nazw kanałom i dodawanie opisów pomaga zachować porządek i ułatwia użytkownikom znalezienie odpowiedniego kanału. Dodanie opisu jest szczególnie przydatne w dużych organizacjach z wieloma kanałami o podobnych nazwach.
Aby nadać nazwę kanałowi lub dodać opis, kliknij nazwę kanału i wybierz „Pobierz szczegóły kanału”. Po wykonaniu tej czynności ważne jest, aby każda osoba korzystała z kanału zgodnie z jego przeznaczeniem, aby uniknąć pomyłek. Na przykład kanał „Ogłoszenia” powinien być używany do publikowania aktualności firmowych, a nie do luźnych rozmów.
5. Przypinaj ważne wiadomości do kanałów
Przypinanie wiadomości to świetny sposób na zachowanie ważnych informacji na górze kanału. Jest to szczególnie przydatne, gdy Twoi współpracownicy muszą odwołać się do poprzedniej wiadomości w kanałach o dużym natężeniu udostępniania, gdzie nowe wiadomości mogą szybko wyprzeć stare.
Aby to zrobić, kliknij ikonę z trzema kropkami obok wiadomości i wybierz „Przypnij do kanału”. Możesz również dodać do zakładek linki, które chcesz zachować na później lub które Twoim zdaniem mogą okazać się przydatne dla innych osób na kanale. Wystarczy kliknąć „Dodaj zakładkę” w lewym górnym rogu kanału.
6. Używaj @channel i @here prawidłowo
Wzmianki @channel i @here świetnie przyciągają uwagę użytkowników, ale należy ich używać oszczędnie. Każda wzmianka @ jest dla niektórych sygnałem ostrzegawczym, który może szybko stać się irytujący i rozpraszający, jeśli jest używana zbyt często. Co więcej, mogą stracić na skuteczności, jeśli użytkownicy przestaną ich zauważać.
Dlatego też sygnały te należy wykorzystywać rozważnie i tylko wtedy, gdy jest to konieczne.
Należy pamiętać, że @channel powiadomi wszystkich na kanale (również tych, którzy są w danym momencie nieaktywni), natomiast @here powiadomi tylko osoby aktywne w Slacku.
Możesz jednak użyć @channel, gdy chcesz mieć pewność, że wszyscy zobaczą Twoją wiadomość, na przykład ważne ogłoszenie dla całej firmy. Z drugiej strony, możesz użyć @here, gdy potrzebujesz szybkiej informacji zwrotnej na temat, który niekoniecznie wymaga uwagi wszystkich. Sprawdź Najlepsze wskazówki i triki dotyczące Slacka, które zwiększą Twoją wydajność i produktywność.
7. Nie używaj Slacka do zarządzania projektami.
Mimo że Slack jest platformą bogatą w funkcje, która umożliwia wykonywanie wielu czynności, do zarządzania zadaniami lepiej jest używać specjalnych narzędzi do zarządzania projektami.
Slack to skuteczne narzędzie do komunikacji wewnętrznej, ale istnieją lepsze opcje zarządzania projektami. Korzystanie ze Slacka do zarządzania projektami może szybko stać się mylące i trudne do śledzenia.
Asana و Trello Świetne alternatywy oferujące więcej funkcji i możliwości do zarządzania projektami. Dodatkowo, płynnie integrują się ze Slackiem. Sprawdź je. Najlepsze narzędzia komunikacji wewnętrznej dla Twojego miejsca pracy.
Stwórz produktywne i sprzyjające współpracy miejsce pracy dzięki Slackowi
Czasami przyjęcie niepisanych lub niepisanych zasad może prowadzić do problemów w przyszłości. Poświęcając czas na wdrożenie od samego początku najlepszych praktyk Slacka, możesz oszczędzić sobie wielu problemów w przyszłości.
Powyższe wskazówki mogą posłużyć jako podstawa do dostosowania zachowań Slacka do potrzeb Twojej organizacji i pełnego wykorzystania potencjału tego potężnego narzędzia komunikacyjnego. Możesz sprawdzić: Jak zainstalować i zarządzać aplikacjami Slack.
