Większość pracowników jest tak przyzwyczajona do częstego przełączania się między aplikacjami służbowymi, że wykształcili w sobie długotrwałą pamięć mięśniową. Choć te narzędzia są wygodne, niewiele pomagają.
Przełączanie się między oknami i kartami zajmuje tylko kilka sekund, ale przy jednoczesnym korzystaniu z wielu aplikacji, może to kosztować nawet kilka godzin tygodniowo. Większość pracowników nawet nie zdaje sobie sprawy, że marnuje czas. Aby usprawnić Twój przepływ pracy, wyjaśnimy zagrożenia związane z korzystaniem z zbyt wielu aplikacji służbowych w biurze. Sprawdź Bezpłatne aplikacje i strony internetowe rozwiązujące typowe problemy freelancerów.
Szybkie linki
Co powoduje konieczność przełączania się między aplikacjami podczas pracy?
Technologia upraszcza procesy i rutyny biznesowe poprzez automatyzację różnych zadań. Narzędzia do zarządzania projektami organizują obowiązki zespołowe, narzędzia do śledzenia czasu monitorują aktywność pracowników, a narzędzia do planowania wyznaczają terminy.
Jednak aplikacje wciąż nie mogą w pełni zastąpić wysiłku człowieka. Nadmierne inwestowanie w automatyzację, na które decyduje się wielu pracodawców, zmusza pracowników do żonglowania wieloma aplikacjami. Badanie longitudinalne przeprowadzone przez Okta, Inc. 10% firm w USA wdraża ponad 199 aplikacji do pracy. Większość osób nie potrafi szybko poruszać się po wielu platformach.
Negatywne skutki przełączania się między zbyt wieloma aplikacjami służbowymi
Niektórzy mogą twierdzić, że przełączanie się między różnymi oknami to niewielka i nieistotna cena za automatyzację i wygodę. W końcu użytkownicy cyfrowi muszą dostosowywać się do stale rosnących i szybkich zmian. Chociaż firmy mogą integrować tylko określone oprogramowanie, korzystanie z zbyt wielu aplikacji służbowych może prowadzić do licznych niedogodności dla pracowników. Oto kilka z nich.
1. Przełączanie się między platformami to strata czasu.
Firmy inwestują w narzędzia pracy, aby oszczędzać czas. Liczą na to, że pracownicy tacy jak Ty będą w stanie wykonać więcej zadań po odciążeniu ich z części codziennych zadań. Owszem, aplikacje biurowe przyspieszają przepływy pracy. Można je zintegrować z codzienną rutyną i zmniejszyć obciążenie, ale nadmierne poleganie na nich przyniesie odwrotny skutek.
Częste przełączanie się między wieloma aplikacjami marnuje mnóstwo czasu. Zamiast próbować korzystać z każdej popularnej platformy, zidentyfikuj aplikacje służbowe, które rzeczywiście rozwiążą problemy związane z marnowaniem czasu w miejscu pracy. Poproś przełożonych, aby ograniczyli się do niezbędnych, już dostępnych narzędzi. Nadmierne kupowanie aplikacji marnuje zasoby firmy i powoduje niepotrzebny stres u pracowników.
2. Przechowywanie informacji na wielu platformach jest niezgodne z zasadami bezpieczeństwa.
Monitorowanie zasobów odgrywa kluczową rolę w cyberbezpieczeństwie. Najlepszym sposobem zapobiegania atakom zewnętrznym i wewnętrznym jest monitorowanie użytkowników, którzy uzyskują dostęp do plików, przeglądają je i modyfikują. Nikt nie może przewidzieć, kiedy nastąpi naruszenie bezpieczeństwa danych. Menedżer IT powinien mieć całodobowy dostęp do dowolnego obszaru danych firmy w czasie rzeczywistym.
Jednak korzystanie z wielu aplikacji utrudnia monitorowanie. Śledzenie różnych platform wymaga znacznych zasobów, dlatego większość firm woli całkowicie ignorować aplikacje o niskim priorytecie.
Należy pamiętać, że takie podejście naraża na ryzyko cały system bezpieczeństwa firmy. Dzisiejsi cyberprzestępcy dysponują umiejętnościami technologicznymi i zasobami, aby wykorzystywać stare i nieaktualne dane osobowe (PII). Nie przenoś plików firmowych do aplikacji, których nie możesz regularnie monitorować. Sprawdź Czym jest zarządzanie ryzykiem stron trzecich i dlaczego jest ważne?
3. Przełączanie się między aplikacjami zaburza przepływ myśli.
Przetwarzanie nowych informacji uniemożliwia Ci osiągnięcie stanu flow. Jeśli przełączasz się między różnymi platformami kilka razy dziennie, będziesz mieć trudności ze złożonymi zadaniami wymagającymi więcej niż kilku minut skupienia.
Przełączanie się między kartami wymaga minimalnego wysiłku, ale nawigowanie do różnych zadań wiąże się ze znacznym obciążeniem poznawczym. Pracownik nie jest maszyną, która automatycznie przetwarza nowe informacje. Raport z Psychreg.org Kanały pamięci krótkotrwałej mogą zapamiętać jedynie około siedmiu elementów na okres od 10 do 60 sekund.
Najlepszym podejściem jest ograniczenie liczby platform używanych do każdego zadania. Załóżmy, że piszesz artykuł. Zamiast przeskakiwać między platformami i kartami, aby zebrać informacje w trakcie pisania, znajdź najważniejsze punkty i zbierz je z wyprzedzeniem. Sprawdź Powody, dla których praca z domu jest dla Ciebie szkodliwa.
4. Uruchamianie zbyt wielu aplikacji w tle negatywnie wpływa na funkcjonalność urządzenia.
Uruchamianie wielu procesów w tle spowalnia urządzenie. Lekkie aplikacje, takie jak komunikatory internetowe i narzędzia do zarządzania projektami, nie zużywają dużo pamięci RAM. Jednak jednoczesne uruchamianie ciężkich aplikacji, takich jak aplikacje do edycji zdjęć, kreatory stron internetowych i aplikacje do wideokonferencji, może powodować pewne opóźnienia.
Powinieneś znać ograniczenia swojego urządzenia. Blokuj zadania wymagające aplikacji intensywnie wykorzystujących pamięć RAM, aby w tym czasie wyeliminować niektóre procesy działające w tle. Twoje urządzenie będzie nie tylko chronione, ale także będzie działać szybciej. Zewnętrzne zakłócenia, takie jak wolno ładujące się strony i niereagujące aplikacje, utrudniają koncentrację, zwłaszcza jeśli ciągle restartujesz aplikacje, które się zawieszają. Sprawdź Najczęstsze problemy techniczne związane z pracą zdalną i jak je rozwiązać..
5. Nowym pracownikom potrzeba czasu, aby zapoznać się z wieloma platformami.
Proces wdrażania powinien koncentrować się na wdrażaniu. Najlepsze sposoby powitania nowych pracowników to przedstawienie zespołu, dogłębne szkolenie i omówienie zasobów. Jeśli jednak trener poświęca większość czasu na naukę obsługi materiałów biurowych, może nieumyślnie zaniedbać te czynności.
6. Pracownik może mieć trudności z zapamiętaniem wielu platform.
Przełączanie się między wieloma oknami to jedno, ale opanowanie obsługi różnych platform, z których korzystasz codziennie, to zupełnie inna sprawa. Nie wszystkie narzędzia są takie same. O ile można szybko nauczyć się obsługi platform komunikacyjnych i aplikacji do robienia notatek, o tyle korzystanie z platform do zarządzania projektami, kreatorów stron internetowych i edytorów wideo, a także innych złożonych zasobów, wymaga dużej praktyki.
Nauka obsługi wielu platform wyczerpuje Twoje zdolności poznawcze. Jeśli poświęcisz godziny na opanowanie narzędzi biurowych, zabraknie Ci energii i siły mentalnej do faktycznej pracy, co negatywnie wpłynie na Twoją wydajność. Sprawdź Najlepsze narzędzia do poprawy jakości pracy zdalnej.
Co możesz zrobić, aby zmniejszyć konieczność przełączania się między aplikacjami?
Będąc freelancerem, będziesz mieć większą kontrolę nad swoim przepływem pracy. Przeanalizuj narzędzia, których używasz do automatyzacji zadań freelancerów i sprawdź, które z nich dobrze integrują się z innymi narzędziami, z których już korzystasz. Większość narzędzi do zarządzania obsługuje aplikacje innych firm w ramach tego samego ekosystemu.
Alternatywnie, jeśli pracujesz w firmie prywatnej, będziesz potrzebować wsparcia swojego przełożonego. Poproś o weryfikację raportów z aktywności zespołu pod kątem wąskich gardeł w przepływie pracy. Usuń zbędne narzędzia, sprawdź, które platformy mogą działać na jednej licencjonowanej platformie i przetestuj skuteczne strategie migracji plików. Gdy będziesz mieć solidne uzasadnienie, prześlij je do odpowiedniego działu. Sprawdź Jak rozpoznać ciche odejście z pracy zdalnej: kilka wskazówek.
Wyeliminuj drobne złe nawyki, które utrudniają efektywny przepływ pracy.
Chociaż aplikacje mogą automatyzować określone zadania, nagłe wdrożenie wielu opcji ogranicza produktywność przepływu pracy. Nie przytłaczaj się zbyt wieloma narzędziami. Poza przełączaniem się między różnymi aplikacjami, stracisz również czas na bezmyślne zadania, takie jak ładowanie nowych stron, uruchamianie aplikacji i migrowanie plików.
Aby jeszcze bardziej zwiększyć swoją produktywność, stale analizuj drobne, złe nawyki, które powodują wąskie gardła w Twoim przepływie pracy. Sugerujemy śledzenie aktywności w pracy. Rozplanowanie zadań pomoże Ci odkryć ukryte i poważne czynniki wpływające negatywnie na produktywność, takie jak prokrastynacja i media społecznościowe. Możesz już teraz sprawdzić Powody, dla których praca z domu jest dla Ciebie szkodliwa.
