W miarę jak coraz więcej firm decyduje się na pracę zdalną, potrzebują one wszelkich dostępnych zasobów, aby organizować produktywne spotkania wirtualne. Chociaż na rynku dostępnych jest wiele aplikacji do spotkań wirtualnych, niektóre zespoły wciąż nie znalazły odpowiednich rozwiązań.
Microsoft Teams tworzy równe warunki dla zespołów, umożliwiając im wirtualne udostępnianie i współpracę bez wydawania fortuny. Śledź nas, a dowiesz się, jak zwiększyć swoją produktywność. Sprawdź Najlepsze sposoby zarządzania zespołem w usłudze Microsoft Teams.
Szybkie linki
1. Starannie zaplanuj spotkanie.
Planowanie to pierwszy krok do udanego spotkania w Microsoft Teams. Chociaż możesz rozpocząć spotkanie w dowolnym momencie, jeśli chcesz, aby dołączyły do niego inne osoby, musisz je wcześniej powiadomić.
Organizując spotkanie w Microsoft Teams, należy wziąć pod uwagę strefy czasowe uczestników. Jeśli jesteś organizatorem, możesz zaplanować spotkanie w swojej strefie czasowej, a strefy czasowe uczestników zostaną automatycznie wyświetlone na ich pulpitach.
Aby zwiększyć frekwencję na spotkaniu, zaplanuj je w terminie, który odpowiada większości, jeśli nie wszystkim, uczestnikom. Zaplanowanie spotkania w nietypowych godzinach może utrudnić członkom zespołu uczestnictwo. Nawet jeśli się pojawią, mogą nie uczestniczyć optymalnie, jeśli termin im nie odpowiada. Sprawdź Najlepsze aplikacje i narzędzia do planowania spotkań i umawiania spotkań.
2. Wybierz opiekuna
Samo prowadzenie spotkania w Microsoft Teams nie oznacza, że musisz być moderatorem. Jednym ze sposobów na udane przeprowadzenie zdalnego spotkania zespołu jest wyznaczenie moderatora, zwłaszcza jeśli masz już dużo pracy.
Przypisz wybranemu moderatorowi odpowiedzialność za realizację programu spotkania i aktywne angażowanie uczestników. Moderator powinien uważnie monitorować zachowanie uczestników i dopilnować, aby nikt nie zakłócał spotkania. Zapewnij moderatorowi odpowiedni dostęp i kontrolę nad ustawieniami spotkania, aby mógł w razie potrzeby wydawać polecenia.
3. Ulepszanie wrażeń online
Spotkania online są bardziej produktywne z odpowiednimi ustawieniami. Przed rozpoczęciem spotkania znajdź odpowiednie miejsce i miejsce do siedzenia. Upewnij się, że kamera w komputerze działa prawidłowo, aby zapewnić doskonałą jakość obrazu. To samo dotyczy dźwięku. Zapewnij mikrofon o dobrej jakości dźwięku. Przetestuj kamerę i mikrofon przed rozpoczęciem spotkania, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.
Podczas gdy większość gospodarzy woli wygodnie usiąść i elegancko przekazać swoją wiadomość, inni wolą komunikować się z uczestnikami na scenie. Microsoft Teams oferuje wiele niestandardowych teł, które upiększą Twoją przestrzeń online. Sprawdź Najczęstsze problemy techniczne związane z pracą zdalną i jak je rozwiązać..
4. Robienie notatek
Robienie notatek to jeden ze sposobów na produktywne prowadzenie wirtualnych spotkań. Kiedy przetwarzasz dużo informacji, istnieje tendencja do pomijania kluczowych szczegółów. Ponieważ mózg ma ograniczoną zdolność do przyswojenia informacji, stracisz ważne informacje, jeśli nie będziesz robić notatek. Dlatego robienie notatek jest niezbędne podczas spotkań.
Nie potrzebujesz długopisu i papieru, aby robić notatki podczas spotkania w Microsoft Teams. Aplikacja Notatnik wyświetla pustą stronę, na której możesz zapisywać i zapisywać informacje ze spotkania. Zawsze możesz zajrzeć do notatek, aby wyświetlić główny plan spotkania. Sprawdź Jak robić notatki podczas spotkań na Zoomie jak profesjonalista.
5. Ucisz uczestników, którzy nie mówią
Hałas obniża produktywność w miejscu pracy. Jeśli nie zlikwidujesz go w zarodku, może również utrudnić wirtualne spotkanie. Nawet jeśli starasz się być w cichym miejscu podczas spotkania, inni uczestnicy mogą nie robić tego samego. Microsoft Teams pomaga wyeliminować hałas dzięki funkcji wyciszenia.
Jako organizator spotkania możesz wyciszyć nie tylko siebie, ale także innych uczestników spotkania w Microsoft Teams. Zasada jest taka, aby zawsze wyciszać osoby niemówiące. Takie postępowanie zapewnia porządek i poczucie przyzwoitości. Pozostali uczestnicy zrozumieją przekaz osoby mówiącej.
6. Potwierdź za pomocą okna czatu.
Spotkania wirtualne muszą być angażujące, aby utrzymać zainteresowanie uczestników. Ludzie łatwo się nudzą podczas długich rozmów, dlatego warto również korzystać z okna czatu w Microsoft Teams, aby utrzymać ich uwagę.
Jako gospodarz możesz utworzyć okno czatu, w którym Ty i inni uczestnicy możecie zamieszczać istotne komentarze dotyczące spotkania. To dobre miejsce na zapisanie istotnych informacji, z którymi powinni zapoznać się uczestnicy. Moderator może również poprosić uczestników o wpisanie wszelkich pytań w oknie czatu, aby wszyscy mogli jasno zrozumieć odpowiedzi.
7. Protokół ze spotkania
Jednym z błędów popełnianych przez organizatorów spotkań wirtualnych jest brak śledzenia wszystkich aktywności. Kiedy muszą wrócić do tematu, nie mogą. Microsoft Teams ułatwił nagrywanie ekranu, wprowadzając funkcję nagrywania, która pozwala szybko uchwycić każdy, nawet najmniejszy szczegół.
Tworzenie referencji jest częścią procesu uczenia się, a prowadzenie rejestru każdego spotkania online jest niezwykle pomocne. Nagrywając spotkanie w Microsoft Teams, masz namacalny dowód jego szczegółów. Sprawdź Najlepsze aplikacje Microsoft Teams, które usprawnią Twoją komunikację.
8. Rozmyj tło
Tak jak hałaśliwe otoczenie może sprawić, że ktoś nie zrozumie przekazu mówcy podczas spotkania online, tak hałaśliwe tło również może rozpraszać. Na przykład piękny obraz w tle uczestnika może odwrócić uwagę od tego, co mówi. Możesz nawet zapomnieć o własnym toku myślenia.
Microsoft Teams umożliwia uczestnikom rozmycie tła, dzięki czemu mogą skupić się na sobie i omawianych tematach. Dzięki tej funkcji nie musisz się martwić o idealne tło spotkania.
9. Korzystaj z funkcji wirtualnej tablicy
Wielu użytkowników nie wykorzystuje w pełni funkcji tablicy w aplikacji Microsoft Teams, czyli internetowej tablicy umożliwiającej zapisywanie wiadomości i pomysłów podczas pracy.
Tablica w Microsoft Teams przydaje się, gdy musisz wyjaśnić skomplikowane idee członkom zespołu podczas spotkania. Oferuje różnorodne elementy do rysowania, które pomogą Ci jasno wyrazić swoje pomysły. Sprawdź Najlepsze aplikacje do tablic na Androida i iOS.
10. Aktywuj udostępnianie ekranu
Czasami samo wyjaśnienie idei i koncepcji zespołom podczas wirtualnego spotkania nie wystarczy. Trzeba im pokazać informacje w takiej formie, w jakiej są wyświetlane na komputerze. Microsoft Teams umożliwia to dzięki funkcji udostępniania ekranu.
Aktywując udostępnianie ekranu, zyskujesz możliwość zwiększenia zaangażowania uczestników spotkania online w Microsoft Teams. Pozwala to pokazać innym, o czym mówisz i jak dokładnie to wygląda w Twoim systemie. Sprawdź Najlepsze darmowe narzędzia i strony internetowe do udostępniania ekranu online.
Uczyń swoje wirtualne spotkania wartościowymi dzięki usłudze Microsoft Teams
Spotkania wirtualne na stałe zagoszczą w naszym życiu. Zespoły robią ogromne postępy w zakresie interakcji ze sobą zdalnie. Aby jednak tak się stało, musisz świadomie i z maksymalną efektywnością korzystać ze spotkań, korzystając z licznych funkcji Microsoft Teams.
Jeśli organizujesz spotkanie, spraw, by było ono wartościowe, udoskonalając je. Stwórz przestrzeń, w której każdy będzie mógł się wypowiedzieć i podzielić pomysłami. Gdy członkowie zespołu dostrzegą wartość Twoich spotkań, chętniej dołączą do nich, gdy tylko je zaplanujesz. Możesz już sprawdzić Jak przeprowadzić udane spotkanie w wirtualnej rzeczywistości.
