Czy często masz wrażenie, że ciężko pracowałeś cały dzień, ale nic nie widać? Czy Twój przepływ pracy jest niezrównoważony? Czy wiesz, że 20% pracowników niektórych firm wykonuje 80% pracy? Czy wiesz, że 80% zysków niektórych organizacji pochodzi od zaledwie 20% ich klientów? To zasługa zasady 80/20. Ta zasada może pomóc Ci znaleźć odpowiedni dla Ciebie przepływ. Oto jak. Sprawdź. Najlepsze wskazówki dotyczące odzyskiwania utraconych nawyków produktywności.
Szybkie linki
Czym jest zasada 80/20?
Zasada 80/20, znana również jako zasada Pareto, to model prognozowania, który można wykorzystać do określenia czynników w przepływie pracy, które mają największy wpływ na produktywność.
Zgodnie z zasadą 80/20, 80% Twojej wydajności zazwyczaj pochodzi z zaledwie 20% Twojego nakładu. Dlatego jeśli potrafisz znaleźć i zidentyfikować, które 20% Twojego przepływu pracy generuje większość Twoich wyników, możesz usprawnić swój przepływ pracy, aby zwiększyć swoją produktywność.
Zasada ta głosi, że 80% rezultatów pochodzi z zaledwie 20% przyczyn danego zdarzenia. Zasada 80/20 pomaga firmom przestać próbować robić wszystko za każdym razem i zamiast tego skupić czas, energię i pieniądze na tym, co przynosi najwyższe i najlepsze rezultaty przy największym nakładzie pracy. Im bardziej skoncentrowane nakłady, tym lepsze rezultaty.
Zasada Pareto od dawna uważana jest za prawdziwą metodę zarządzania czasem, która pozwala pracować wydajniej i mądrzej ustalać priorytety. Zwłaszcza gdy jest dużo do zrobienia, a czasu jest niewiele, często zdarza się, że zajmujemy się niewłaściwymi, mniej istotnymi podzadaniami i tracimy wiele, skupiając się na nieistotnych szczegółach. W rezultacie nie robimy postępów w projekcie.
Zasada ta ma wiele zastosowań we wszystkich dziedzinach. Oto kilka przykładów takich zastosowań:
- W sprzedaży80% Twoich zysków pochodzi od 20% Twoich klientów.
- W zarządzaniu20% pracowników wykonuje 80% pracy w firmie.
- W zarządzaniu czasem80% czasu poświęcasz na 20% zadań lub rzeczy.
- W kontakcie80% czasu połączeń poświęcasz na rozmowy z 20% osób z Twojej książki telefonicznej.
- W ubraniachW 80% przypadków nosisz 20% tego, co masz w swojej szafie.
- W opiece zdrowotnej w Stanach ZjednoczonychWykazano, że 20% pacjentów korzysta z 80% zasobów opieki zdrowotnej.
Wykres Pareto
Opierając się na tej zasadzie, firmy zaczęły stosować wykres Pareto, czyli wykres statystyczny, który klasyfikuje czynniki powodujące problemy w kolejności malejącej według częstotliwości występowania lub skumulowanego wpływu. Aby utworzyć wykres Pareto, wykonaj następujące kroki:
- Zidentyfikuj problem lub problemy oraz czynniki przyczyniające się do ich powstania.
- Określ przyczynę problemów, pamiętając, że przyczyn może być wiele.
- Opracuj kryteria umożliwiające porównanie czynników przyczynowych.
- Wybierz odpowiedni przedział czasowy do analizy.
- Rejestrowanie problemów poprzez przypisanie każdemu z nich numeru pozwala na ustalenie priorytetu na podstawie poziomu negatywnego wpływu na firmę.
- Pogrupuj problemy, np. problemy związane z obsługą klienta lub problemy systemowe.
- Opracuj i wdróż plan działania mający na celu rozwiązanie problemów, koncentrując się najpierw na problemach o najwyższej punktacji.
Jakie są korzyści z zasady 80/20?
Model prognozowania 80/20 można zastosować w wielu środowiskach biznesowych, aby wskazać kluczowe czynniki wpływające na sukces. Główną korzyścią płynącą z takiego podejścia jest to, że firmy mogą wówczas zrozumieć, skąd pochodzi większość ich wyników, koncentrując zasoby na tych obszarach, co przyczynia się do poprawy efektywności i zwiększenia produktywności.
Z drugiej strony, znalezienie zadań, które zajmują najwięcej czasu, ale wnoszą najmniej do ogólnego wyniku, może pomóc firmom wyeliminować przeszkody i zidentyfikować obszary, w których wdrożenie automatyzacji przyniesie im korzyści. Sprawdź Umiejętności samokontroli w celu zwiększenia produktywności osobistej i zawodowej.
Jak stosować zasadę 80/20?
Dla przeciętnej osoby zasada 80/20 może wydawać się nieco techniczna, jednak może być również przydatna dla małych firm, a nawet osób prywatnych, które chcą zwiększyć swoją produktywność.
Wykorzystanie 80/20 do zwiększenia produktywności
Jeśli chcesz wypróbować zasadę 80/20, aby zwiększyć swoją produktywność, zacznij monitorować swoje codzienne aktywności. Staraj się śledzić czas poświęcany na każde zadanie i, jeśli to możliwe, zaznaczaj te, które generują najwięcej Twoich efektów.
Jednym z prostych sposobów monitorowania codziennego obciążenia pracą jest korzystanie z oprogramowania do śledzenia czasu pracy pracowników lub aplikacji do zarządzania, takich jak: Czas na biurko أو Godziny Śledzenie czasu أو PrzełączanieDostępnych jest wiele aplikacji do śledzenia czasu. Wybór odpowiedniej dla Ciebie zależy od Twojego budżetu i tego, jak szczegółowe mają być wyniki.
Jeśli wszystkie aplikacje do śledzenia czasu wydają Ci się zbyt skomplikowane, możesz mierzyć swój czas także za pomocą prostego timera w telefonie, długopisu i papieru.
Mając jasny obraz tego, jak obecnie spędzasz dzień, będziesz w stanie zreorganizować swoje priorytety, aby zapewnić, że Twój przepływ pracy priorytetowo traktuje zadania, które najbardziej przyczyniają się do Twoich wyników. Sprawdź Czym są zadania wykonywane w pojedynkę i czy mogą one sprawić, że będziesz bardziej produktywny?
Wykorzystaj zasadę 80/20, aby osiągnąć większe zyski
Choć zwiększenie produktywności zazwyczaj nieświadomie zwiększa zyski, możesz również wykorzystać zasadę 80/20, aby ustalić priorytety w ustalaniu, którzy klienci lub produkty przynoszą Twojej firmie najwięcej bezpośrednich dochodów.
Przyjrzyj się swoim najlepiej sprzedającym się produktom lub klientom, którzy wydają najwięcej. Prawdopodobnie 20% Twoich klientów lub produktów generuje lwią część Twoich zysków. Teraz sprawdź, ile czasu poświęcasz na produkty lub klientów generujących wysokie zyski, a ile na klientów lub produkty generujące niskie zyski. Dokąd to zmierza?
Mając jaśniejszy obraz tego, kto przynosi Twojej firmie najwięcej pieniędzy i jakie są ich zyski, możesz lepiej zarządzać swoim czasem i zapewnić odpowiednie zasoby dla tych obszarów o wysokich dochodach. Sprawdź Jak wyznaczać i śledzić swoje cele za pomocą Notion.
Ostatecznie zasadę 80/20 można stosować w każdej dziedzinie życia.
Choć regułę 80/20 powszechnie stosuje się w miejscu pracy, można ją stosować niemal w każdej innej dziedzinie życia.
W związkach możesz zastosować zasadę 80/20, aby iść na kompromis i uszczęśliwiać wszystkich. W diecie możesz zastosować zasadę 80/20, aby jeść zdrową żywność przez 80% czasu, a mniej zdrową przez 20% czasu.
Podczas nauki zasada 80/20 może pomóc uczniom w osiąganiu lepszych ocen, ponieważ skupia się na pytaniach, które zapewnią im najwięcej punktów. Możesz teraz zobaczyć Najlepsze narzędzia, które sprawią, że nauka w domu będzie bardziej efektywna
