Jeśli chodzi o szacowanie czasu i zarządzanie projektami freelancerów, najważniejsze jest dokładne śledzenie liczby przepracowanych godzin. Ważne jest, aby dobrze znać swój projekt, aby móc z pewnością przedstawić klientom realistyczną ocenę czasu trwania danego zadania.
W końcu nie chcesz przecież naliczać swoim klientom zbyt wysokich lub zbyt niskich cen. Przyjrzyjmy się kilku wskazówkom, o których warto pamiętać. Sprawdź: Jak pogodzić pracę na pełen etat z zajęciem dodatkowym, nie wypalając się.
Szybkie linki
1. Określ zakres swojego projektu
Pierwszym krokiem jest upewnienie się, że dobrze rozumiesz, na czym będzie polegał projekt. Dowiedz się dokładnie, jakie zadania, terminy i budżety będziesz realizować. Konkretne zrozumienie zakresu i zadań pomoże Ci uniknąć niepotrzebnych wydatków.
Uważaj na rozrost zakresu projektu. Jeśli nie będziesz ostrożny, Twój projekt prawdopodobnie potrwa dłużej, niż pierwotnie zakładałeś. Najlepszym sposobem na uniknięcie tego jest stworzenie struktury podziału pracy (WBS), która szczegółowo rozplanuje wszystkie zadania i skutecznie usprawni przepływ pracy z klientem. Możesz również skorzystać w tym celu z szablonu zakresu projektu.
ل: Smartsheet (Dostępne jako plik Excel)
2. Zastosuj odpowiednią metodę szacowania czasu.
Niezależnie od uzgodnionej ceny, staraj się unikać jej zaniżania lub zawyżania. Wielu freelancerów podaje stawki godzinowe, określając koszt wykonanej pracy, ale może to prowadzić do zawyżonych faktur, a nawet zaniżania kosztu Twojego czasu – zwłaszcza jeśli nie weźmiesz pod uwagę nieprzewidzianych okoliczności, ograniczeń zasobów i innych czynników. Oto kilka sposobów na dokładne oszacowanie godzin pracy nad projektem:
- orzeczenie ekspertaJest to niezbędne w przypadkach, gdy dane są trudne lub niemożliwe do zmierzenia, lub gdy precyzyjne, szczegółowe specyfikacje nie są dostępne. Kluczem do zastosowania tej techniki jest uzyskanie jak największej ilości informacji i analiz przed podjęciem decyzji. Należy użyć tej metody do identyfikacji podzadań i ich czasu trwania na etapach szacowania nakładu pracy i prognozowania czasu.
- Podobne uznanieSzacowanie podobne to powszechna praktyka, która polega na wykorzystaniu projektu (lub projektów) o podobnych cechach jako podstawy do oszacowania. Możesz skorzystać z doświadczenia z przeszłości, średnich branżowych lub innych zasobów, które pomogą Ci w tym procesie. Zasadniczo, szacowanie podobne wykorzystuje dane historyczne z podobnych projektów do wygenerowania oszacowania.
- Estymacja trzypunktowa: Metoda ta polega na zidentyfikowaniu wszystkich możliwych scenariuszy (optymistycznego, pesymistycznego i najbardziej prawdopodobnego) wraz z prawdopodobieństwami ich wystąpienia, a następnie uzyskaniu ostatecznego oszacowania. Zazwyczaj oblicza się ją za pomocą techniki rozkładu trójkątnego, czyli estymacji PERT.
Stosując metodę rozkładu trójkątnego, należy obliczyć średnią z następujących oszacowań – optymistycznego (O), pesymistycznego (P) i najbardziej prawdopodobnego (M). Zatem równanie rozkładu trójkątnego będzie wyglądać następująco:
E = (O+P+M)/3
PERT to skrót od Project Evaluation and Review Method (Metoda Oceny i Przeglądu Projektów). To model decyzyjny, który pomaga grupom ustalać priorytety w pracy poprzez określenie czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych zadań.
Metoda dystrybucji PERT jest dokładniejsza niż średnia ważona. Przypisuje większą wagę najbardziej prawdopodobnemu wynikowi, a mniejszą pozostałym wynikom. Kierownicy projektów często stosują tę metodę do szacowania dat zakończenia projektów, ponieważ jest ona zazwyczaj dokładniejsza.
Równanie PERT można oszacować w następujący sposób:
Dystrybucja beta PERT = (P + O + 4 ml) / 6
Kontynuując powyższy przykład, załóżmy, że w przypadku pracy freelance nad Zadaniem A (które jest kampanią w mediach społecznościowych) najbardziej optymistyczny szacunek to dwa tygodnie, najgorszy scenariusz to dziewięć tygodni, a najbardziej prawdopodobny szacunek to cztery tygodnie.
Stosując równanie PERT, przybliżony czas realizacji wynosi 4.5 tygodnia. Korzystając z tej metody, możemy również obliczyć odchylenie standardowe w tym przypadku, aby dać klientom więcej czasu na realizację. Dla zadania A możemy to zapisać następująco:
Odchylenie standardowe = (PO)/6 = (9–2)/6 = 1.75
W naszym przykładzie daje to 1.75. Dlatego możemy podać potencjalne okno realizacji wynoszące 6.25 tygodnia zamiast 4.5 tygodnia.
- Stopniowe docenianieNajprostszą (i najdokładniejszą) metodą obliczania godzin pracy freelancera jest podejście oddolne. Podejście to sugeruje rozpoczęcie od samych podstaw struktury podziału pracy, zsumowanie wszystkich wydatków, a następnie dodanie ich w razie potrzeby.
Stosując to podejście, możesz tworzyć dokładne szacunki, zaczynając od dołu i analizując każdy koszt w ramach zakresu projektu. Dzięki temu możesz pokryć wszystkie koszty na raz.
3. Oblicz współczynnik unikania
Ponieważ nie wszyscy freelancerzy pracują w ten sam sposób, zmierzenie czasu, jaki poświęcają na projekt, może być trudne. W takich przypadkach skorzystanie z kalkulatora współczynnika błędów może pomóc w obliczeniu dokładnych szacunków. Pomaga to zrozumieć stosunek nadgodzin do niedoborów, co pozwala zoptymalizować godziny rozliczeniowe.
Na przykład, jeśli szacujesz, że ukończenie projektu zajmie cztery dni, ale trwa tylko dwa, Twój współczynnik fudge wynosi 2:1. Celem współczynnika fudge jest określenie, jak szybko możesz realizować zadania w projekcie i jak duże masz opóźnienie w harmonogramie. Sprawdź Czym jest Zestaw Narzędzi dla Freelancerów? Oto gdzie go znaleźć..
4. Obliczanie czasu postoju i przerw
Możesz myśleć, że wystarczy po prostu zsumować przepracowane godziny, ale to tak naprawdę nie działa. Dni urlopowe i czas bezczynności muszą być wliczone w całkowitą liczbę godzin, które planujesz przepracować.
Jeśli nie robisz przerw, wypalisz się szybciej niż się spodziewasz. Jeśli korzystasz z narzędzi do współpracy, takich jak Slack czy Todoist, ważne jest, aby ustawić status „urlop” lub „poza biurem” podczas urlopu.
Jeśli bierzesz dzień wolny, uwzględnij to przy obliczaniu liczby godzin, które planujesz przepracować w tygodniu. Jeśli masz długi okres bezczynności lub przerwę w pracy, warto to również uwzględnić – po prostu dodaj godzinę lub dwie do całkowitej liczby godzin w każdym tygodniu. Sprawdź Jak całkowicie odłączyć się od pracy przed urlopem
ل: Wierzchołek42 (Dostępne jako plik Excel)
5. Planowanie szacunków, planów awaryjnych i przeglądów
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez freelancerów jest brak uwzględnienia czasu potrzebnego na planowanie. Podobnie, szacunki awaryjne są niezbędne, aby uwzględnić nieprzewidziane okoliczności, które mogą wystąpić w trakcie projektu – na przykład ograniczenia zasobów.
- planowaniePotrzebujesz czasu na zaplanowanie swojej działalności i upewnienie się, że posiadasz wszystkie niezbędne informacje od klientów. Jest to szczególnie ważne, gdy współpracujesz z klientami, którzy dopiero zaczynają przygodę z Twoją firmą lub z którymi wcześniej nie współpracowałeś.
- الإداBędziesz potrzebować czasu na zadania administracyjne, takie jak wysyłanie faktur czy zakładanie kont w mediach społecznościowych. Możesz również potrzebować czasu na kontakt z klientami po zakończeniu projektów.
- Sytuacje awaryjne/przeglądyJeśli realizacja projektu potrwa dłużej niż zakładano lub jeśli coś pójdzie nie tak, może być potrzebny dodatkowy czas na zadania administracyjne, dodatki lub poprawki.
6. Korzystaj z narzędzi i aplikacji do śledzenia czasu.
Monitorowanie czasu to świetny sposób na lepsze zrozumienie, ile czasu poświęcasz na realizację każdego projektu. Możesz skorzystać z narzędzi takich jak szablony harmonogramów projektów, szablony arkuszy czasu pracy i aplikacje do monitorowania czasu, aby upewnić się, że posiadasz dokładne dane dotyczące czasu potrzebnego na realizację zadań.
Przekonasz się również, że wdrożenie systemu śledzenia czasu, takiego jak technika Pomodoro, pomoże Ci zwiększyć produktywność, śledzić postępy i dotrzymywać terminów. Sprawdź Aplikacje do śledzenia czasu, dzięki którym przestaniesz marnować czas i lepiej go wykorzystasz..
7. Przejrzyj swoje ostateczne szacunki.
Skończyłeś już swoją wycenę i teraz nadszedł czas na stworzenie ostatecznej wyceny. W tym celu musisz przejrzeć swoje wyceny. Sprawdź, czy w wycenie nie pominięto żadnych zadań. Jeśli tak, dodaj te dodatkowe godziny z powrotem do ostatecznej wyceny. W tym celu pomocne może być skorzystanie z różnych szablonów do zarządzania projektami.
Jeśli masz wycenę od klienta, sprawdź ją, aby upewnić się, że podane kwoty mieszczą się w rozsądnych granicach. Jeśli istnieje rozbieżność między obiema wycenami, poproś o więcej szczegółów dotyczących oczekiwań i sposobu wykonania. Sprawdź Kilka ostrzeżeń o złych klientach, o których powinien wiedzieć każdy freelancer.
Dokładnie oszacuj i zarządzaj godzinami podlegającymi rozliczeniu.
Temat godzin pracy nad projektem jest kontrowersyjny dla każdego freelancera, ponieważ każda osoba ma swoją własną stawkę (uzależnioną od doświadczenia, wiedzy specjalistycznej, wymagań klienta itp.) i metodologii rozwiązywania problemów.
Jeśli planujesz obliczyć liczbę godzin pracy, które należy zafakturować, znajomość tych wskazówek i trików będzie nieoceniona. Mamy nadzieję, że zaoszczędzą Ci one czas i pieniądze przy kolejnym projekcie – i sprawią, że cały proces będzie mniej stresujący. Sprawdź je. Jak zarządzać czterema filarami produktywności: wskazówki i narzędzia, z których możesz skorzystać.
