Większość firm zezwoliła swoim pracownikom na pracę zdalną z powodu pandemii koronawirusa. Wszystkie najważniejsze spotkania i dyskusje biurowe odbywają się teraz online. Aplikacje do wideokonferencji.
Obecnie wideokonferencje to najlepszy sposób na utrzymanie kontaktu ze współpracownikami i szybkie dzielenie się ważnymi informacjami. Jest jednak kilka rzeczy, które warto rozważyć przed ich rozpoczęciem. Wideo rozmowa Aby w pełni wykorzystać tę okazję i uniknąć nieoczekiwanych katastrof.
Najlepsze porady i triki dotyczące wideokonferencji
1. Użyj najlepszej aplikacji do wideokonferencji.
Pamiętaj, że aby wideokonferencja była produktywna, musisz mądrze wybrać odpowiednią aplikację. Możesz zapoznać się z naszą listą najlepszych Aplikacje do wideokonferencji Następnie wybierz ten, który najbardziej odpowiada Twoim potrzebom.
Odpowiednia aplikacja do wideokonferencji powinna mieć łatwy w obsłudze interfejs i podstawowe funkcje, takie jak udostępnianie ekranu, okno czatu itp. Upewnij się również, że korzystasz z najnowszej wersji aplikacji do wideokonferencji, ponieważ możesz nie mieć dostępu do niektórych ciekawych funkcji i poprawek błędów, które pojawią się w zaktualizowanej wersji aplikacji.
2. Stabilne połączenie internetowe
Dobre połączenie sieciowe to nie luksus, lecz konieczność, gdy musisz wziąć udział w spotkaniu zawodowym lub je poprowadzić. połączenie internetowe Niska przepustowość może powodować zakłócenia wizualne i obniżać jakość dźwięku. To ostatecznie prowadzi do słabej komunikacji i może również wpływać na produktywność spotkań.
3. Poznaj funkcje aplikacji do wideokonferencji.
Zanim rozpoczniesz wideokonferencję lub dołączysz do wideokonferencji, upewnij się, że znasz podstawowe możliwości aplikacji. Dokładne zrozumienie działania aplikacji zaoszczędzi Ci czas podczas wideokonferencji i ułatwi Ci pracę.
Na przykład powinieneś wiedzieć, jak wyciszyć lub włączyć dźwięk podczas rozmowy, jakie są niezbędne skróty klawiaturowe i jak korzystać z funkcji takich jak Udostępnianie ekranu وtablica w aplikacji.
4. Podziel się planem z zespołem z wyprzedzeniem.
Ważne jest, aby Twoi współpracownicy znali cel spotkania przed jego rozpoczęciem. Dlatego też, jeśli przed rozpoczęciem spotkania przedstawisz plan lub metodologię, która będzie stosowana, osoby biorące w nim udział będą świadome motywacji, która się za nim kryje.
Możesz udostępnić plan w postaci pliku PDF lub dokumentu i udostępniać go za pośrednictwem poczty e-mail lub dowolnej aplikacji. Do wiadomości błyskawicznych.
5. Punktualność jest kluczem do sukcesu.
Punktualność odgrywa kluczową rolę w wideokonferencji. Uczestnicy są zazwyczaj informowani z dużym wyprzedzeniem o planowanych spotkaniach. Staraj się dołączyć do wideokonferencji o wyznaczonej godzinie; w przeciwnym razie Twoje spóźnienie opóźni również harmonogram pozostałych uczestników.
Wyczyszczenie obiektywu kamery w laptopie, kamerze internetowej lub telefonie komórkowym jest również konieczne przed każdym spotkaniem, ponieważ jakikolwiek brud na obiektywie może zepsuć prezentację.
Cóż, jeśli używasz Spotkania Zoom Podczas wideokonferencji nie musisz martwić się o tło, ponieważ możesz korzystać z wielu różnych teł dostępnych w aplikacji. Microsoft Teams dodał również podobną funkcję, która pozwala zmiana tła.
Co więcej, możesz również Dodaj niestandardowe tapety W aplikacji Zoom Meetings możesz dostosować ekran wideorozmowy do swoich preferencji.
Kolejną kluczową kwestią jest to, że jeśli uczestniczysz w spotkaniu biznesowym na swoim smartfonie, po prostu przełącz się na tryb cichy. Powiadomienia o połączeniach i wiadomościach mogą być bardzo rozpraszające podczas wideokonferencji.
6. Usuń rozpraszacze
Gdy będziesz gotowy do przeprowadzenia wideokonferencji, upewnij się, że tło jest wolne od wszelkich elementów, które mogłyby rozpraszać uczestników. Przed rozpoczęciem lub dołączeniem do spotkania usuń wszelkie przeszkody w kadrze kamery.
7. Użyj odpowiedniego oświetlenia
Planując wideorozmowę, ważne jest, aby zapewnić sobie odpowiednie oświetlenie. Jasne światło w tle może zakłócać obraz z kamery internetowej i sprawiać, że będziesz wyglądać ciemniej na nagraniu.
Podczas wideokonferencji należy również zwrócić uwagę na kąt kamery i swoje położenie. Kamera powinna być ustawiona prawidłowo, aby uczestnicy wyraźnie widzieli Twoją twarz. Twoja pozycja podczas spotkania decyduje o tym, jak bardzo jesteś skupiony, dlatego unikaj pozycji siedzącej lub leżącej podczas wideokonferencji i staraj się siedzieć prosto, sprawiając wrażenie aktywnego.
8. Odpowiedni ubiór
Jeśli musisz uczestniczyć w spotkaniu w biurze, nie rób tego w krótkich spodenkach. Ta sama zasada dotyczy wideokonferencji online: przed wideokonferencją powinieneś odpowiednio się ubrać, ponieważ szefowi może nie spodobać się Twoja wielokolorowa koszula.
9. Postępuj zgodnie z zasadami etykiety wideokonferencji.
Niezależnie od tego, czy spotkanie odbywa się osobiście, czy za pośrednictwem wideokonferencji online, etykieta jest niezbędna. Istnieje zestaw zasad, których należy przestrzegać podczas wideokonferencji, aby zapewnić jej profesjonalny i produktywny przebieg.
Przede wszystkim, jeśli spotkanie będzie nagrywane, wszyscy uczestnicy powinni zostać o tym powiadomieni przed jego rozpoczęciem. W ten sposób unikną osobistych rozmów po dołączeniu do spotkania.
Kolejną ważną rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, że wszyscy uczestnicy, z wyjątkiem osoby mówiącej, powinni wyciszyć mikrofony, aby uniknąć zakłóceń. Każde zakłócenie może rozpraszać mówcę i innych słuchaczy.
10. Strefy czasowe mają ogromne znaczenie!
Może się zdarzyć, że Ty i Twój klient pochodzicie z różnych krajów i stref czasowych. Niektórzy mogą stosować zasadę czasu letniego (DST), co wprowadza dodatkowe zamieszanie.
Przed zorganizowaniem spotkania lub wysłaniem zaproszeń do kalendarza należy wziąć pod uwagę strefy czasowe, ponieważ czas spotkania musi być dogodny również dla pozostałych uczestników. Nieprawidłowe strefy czasowe mogą powodować chaos, który dodatkowo wpłynie na Twoją produktywność. Sprawdź Najlepsze aplikacje i narzędzia do planowania spotkań i umawiania spotkań.
Skorzystaj z powyższych wskazówek i trików, aby zwiększyć produktywność spotkań. To ogólne wskazówki, które poprawią komfort pracy zdalnej w związku z pandemią koronawirusa.
