Nie musisz się obawiać otwierania konta Gmail, obawiając się ogromnej liczby wiadomości i ich braku organizacji. Istnieje wiele sposobów na zwiększenie wydajności i efektywności przechowywania danych w chmurze Gmaila oraz na lepszą organizację. W dzisiejszym artykule poznamy 15 unikalnych wskazówek, które pomogą Ci osiągnąć skrzynkę odbiorczą bliską Twojemu wyobrażeniu: pustą od wiadomości.
Szybkie linki
1- Dostosuj swoją skrzynkę odbiorczą:
Google umożliwia dostosowanie i zaplanowanie układu skrzynki odbiorczej. Jak wiemy, domyślnym układem jest skrzynka odbiorcza z zakładkami. Dostępne są trzy układy wyświetlania różnych wiadomości u góry: „Ważne”, „Nieprzeczytane” i „Oznaczone gwiazdką”. Priorytet układu skrzynki odbiorczej zależy od stopnia, w jakim sortuje on ważność przychodzących wiadomości e-mail.
Jeśli chcesz, aby Twoje wiadomości e-mail były dostarczane tylko do Ciebie, domyślne układy priorytetowe są najlepsze i najczęściej używane w jednej kategorii. Jeśli nie chcesz tego, użyj innego priorytetu, eksperymentując z różnymi układami skrzynki odbiorczej, aż znajdziesz taki, który odpowiada Twoim potrzebom.
Osobiście wolę układ domyślny, ponieważ pozwala mi on przełączać się między ważnymi wiadomościami o rabatach i promocjach w ramach jednej kategorii, czyli wiadomości promocyjnych, bez konieczności całkowitego ich usuwania.
Kliknij przycisk sterowania „koło zębate” na swoim koncie Gmail, następnie kliknij Ustawienia, a następnie kartę Skrzynka odbiorcza u dołu karty. Użyj menu rozwijanego, aby dostosować układ skrzynki odbiorczej.
2-Omiń skrzynkę odbiorczą:
Nie musisz ręcznie sortować każdej wiadomości w skrzynce odbiorczej przed przeniesieniem jej do archiwum. W przypadku wiadomości, które chcesz automatycznie umieszczać w osobnym folderze poza skrzynką odbiorczą, takich jak paragony czy wiadomości służbowe, utwórz filtr, który będzie pomijał takie wiadomości w skrzynce odbiorczej.
Aby to zrobić, kliknij ikonę koła zębatego na koncie Gmail, otwórz menu Ustawienia, a następnie kliknij kartę Filtry i zablokowane adresy. Na dole okna kliknij „Utwórz nowy filtr”. Wprowadź preferowane ustawienia filtra (na przykład wiadomości ze słowem „otrzymane” w temacie), zanim przejdziesz do opcji „Utwórz filtr z tymi kryteriami wyszukiwania”. Następnie wybierz działanie filtra. Zaznacz opcję „Pomiń skrzynkę odbiorczą (archiwum)”, a wszystkie odfiltrowane wiadomości przychodzące zostaną automatycznie uwzględnione w zarchiwizowanej poczcie. Możesz również zaznaczyć opcję „Oznacz jako przeczytane”, jeśli odfiltrowane wiadomości nie muszą zostać przeczytane.
3- Dodaj słowa kluczowe:
System archiwizacji Google zachęca użytkowników, aby nie usuwali niczego ze swoich e-maili, co jest świetne dla cyfrowych zbieraczy, takich jak ja ;), ale oznacza to również, że mamy mnóstwo elektrośmieci, których już nie potrzebujemy, zwłaszcza jeśli potrzebujemy znaleźć konkretny e-mail. Nawet jeśli Twoja poczta jest uporządkowana i oznaczona kolorami, trudno będzie ją znaleźć.
Opcje wyszukiwania Google są akceptowalne w przypadku wyszukiwania konkretnych wiadomości e-mail, ale wzięcie sprawy we własne ręce nie jest złym pomysłem. Za każdym razem, gdy masz wiadomość e-mail, która może Ci się przydać w przyszłości, zapisz ją, używając unikalnych i łatwych do zapamiętania słów i fraz. Zamiast korzystać z opcji wyszukiwania z ustawieniami czasu, szukaj za pomocą słów kluczowych i fraz, a poszukiwana wiadomość sama się pojawi :).
4- Badaj jak profesjonalista:
Jeśli chcesz znaleźć coś w swoich archiwalnych e-mailach, co nie zawiera słów kluczowych, skorzystaj z wyszukiwarki Gmaila. Oto kilka zaawansowanych opcji wyszukiwania, które pomogą Ci znaleźć to, czego szukasz, wśród nawet 20.000 XNUMX starych wiadomości.
– Wyklucz wiadomości ze określonych kategorii, korzystając z operacji: etykieta:[nazwa etykiety] Który Etykieta: [nazwa marki].
Jest to szczególnie przydatne, gdy chcesz wykluczyć logi czatów – wystarczy posortować je według etykiety: czaty w polu wyszukiwania. Możesz również wyszukać wiadomości z określonymi etykietami, używając operacji: +etykieta:[nazwa etykiety] Który + Etykieta: [nazwa marki] .
Operacje + i – działają również z innymi operacjami wyszukiwania.
– Wyszukaj wiadomości w określonym przedziale czasowym za pomocą operacji:przed: [rrrr/mm/dd] i po: [rrrr/mm/dd] Który Przed [rrrr / miesiąc / dzień] i po: [rrrr / miesiąc / dzień] .
– Znajdź konkretne typy załączników w trakcie procesu nazwa_pliku:[typ pliku] Który Nazwa pliku: [typ pliku] Na przykład, jeśli chcesz znaleźć wiadomości z dołączonymi plikami PDF, wpisz Nazwa pliku: PDF.
– Standardowe wyszukiwanie nie obejmuje wiadomości w folderach Kosz i Spam. Aby znaleźć wiadomości w folderze Kosz, użyj w:śmieci. Aby znaleźć wiadomości w folderze ze spamem, użyj: w:spamie. Znajdź i wykorzystaj wiadomości we wszystkich folderach, w tym w Koszu i Spamie w:gdziekolwiek.
5- Kolorowanie i kodowanie etykiet:
Etykiety są przydatne do sortowania i kategoryzowania wiadomości Gmail. Jednak nie są łatwe do odczytania, zwłaszcza w bezbarwnym interfejsie e-maili. Na szczęście możesz upiększyć i uatrakcyjnić wiadomości, oznaczając kolorami niektóre lub wszystkie etykiety.
Aby to zrobić, przesuń kursor myszy do lewej kolumny i najedź na etykietę, której kolor i kod chcesz zmienić, aż pojawi się mała strzałka skierowana w dół. Kliknij strzałkę, a pojawi się menu z zestawem opcji. Następnie pojawi się menu „Kolory etykiet”, tym razem z wyborem predefiniowanych schematów kolorów dla etykiet (kolory tekstu i wyróżnienia), a także opcjami dodawania lub usuwania kolorów niestandardowych. Kliknij schemat kolorów, aby przypisać go do etykiety. Powtórz ten krok dla wszystkich pozostałych etykiet, których kolor i kod chcesz zmienić.
6- Usuń stare załączone pliki:
Użytkownicy Google mają prawo do 15 GB bezpłatnej przestrzeni dyskowej, która jest dzielona między Dysk Google, Zdjęcia Google i Google+. Jeśli zbliżasz się do limitu miejsca, najlepszym rozwiązaniem, aby je zwolnić, jest usunięcie starych wiadomości z dużymi załącznikami.
Aby znaleźć takie wiadomości, przejdź do pola wyszukiwania i kliknij strzałkę w dół, aby przejść do opcji zaawansowanych.
Aby wyszukać wiadomości z załącznikami, zaznacz pole „Zawiera załącznik” i wyszukaj (możesz również wpisać „zawiera: załącznik” w polu wyszukiwania). Aby znaleźć wiadomości e-mail o rozmiarze większym niż określony, niezależnie od statusu załącznika, w opcjach wyszukiwania zaawansowanego wpisz rozmiar wyszukiwania: w sekcji Rozmiar wybierz „Większy niż”, wprowadź rozmiar w bajtach, kilobajtach lub megabajtach i naciśnij przycisk wyszukiwania.
7-Utwórz wbudowane kategorie:
Możesz dodatkowo uporządkować etykiety, tworząc zagnieżdżone kategorie lub tworząc podkategorie. Możesz kategoryzować wiadomości bardziej szczegółowo, zamiast po prostu oznaczać je etykietą „Praca”. Na przykład możesz nadać im etykietę „Praca > Ważne projekty”.
Aby utworzyć podkategorię, wybierz wiadomość, a następnie kliknij przycisk „Etykiety”. Kliknij „Utwórz nową” i wpisz nazwę nowej podkategorii. Aby dodać etykietę, zaznacz pole „Dołącz etykietę do” i wybierz etykietę nadrzędną z menu rozwijanego.
8- Dodaj sekcję podglądu:
Panel Podgląd można dodać do skrzynki odbiorczej, aby umożliwić szybkie sortowanie wiadomości e-mail bez konieczności otwierania każdej z nich.
Aby dodać panel podglądu, kliknij przycisk sterujący „koło zębate”, otwórz menu Ustawienia i przejdź do zakładki Laboratoria. Laboratoria to funkcje eksperymentalne, które są wciąż w fazie beta i nie są jeszcze standardem w Gmailu. Na karcie Laboratoria znajdź laboratorium o nazwie Panel podglądu i kliknij „Włącz”. Kliknij „Zapisz zmiany” i wróć do skrzynki odbiorczej. Zobaczysz teraz mały przycisk Panel podglądu obok przycisku Odtwórz. Kliknij przycisk, aby włączyć lub wyłączyć Panel podglądu, lub kliknij strzałkę w dół, aby wybrać „Bez podziału” (wyłączenie panelu podglądu), „Podział pionowy” (menu po lewej stronie, podgląd wiadomości po prawej) lub „Podział poziomy” (menu u góry, podgląd wiadomości poniżej).
9-Włącz czat po prawej stronie:
Czat po prawej stronie to kolejna funkcja dostępna w Gmail Labs, która jest przydatnym sposobem na uporządkowanie lewej kolumny i zmaksymalizowanie przestrzeni ekranu (szczególnie jeśli masz szeroki ekran).
Aby to włączyć, kliknij przycisk Odtwórz, otwórz menu Ustawienia i kliknij kartę Laboratorium. Na karcie Laboratorium znajdź funkcję o nazwie „Czat po lewej stronie”, kliknij „Włącz”, a następnie „Zapisz zmiany”. Spowoduje to przeniesienie listy czatów na prawą stronę ekranu, otwierając lewą kolumnę z większą liczbą etykiet i zmniejszając bałagan.
10-Wybierz kategorie, które się pojawią:
Możesz uporządkować lewą kolumnę, wyświetlając tylko często używane etykiety.
Aby zmienić ustawienia wyświetlania poszczególnych etykiet, kliknij przycisk Odtwórz i przejdź do Ustawień. Kliknij kartę Etykiety, a zobaczysz listę etykiet – etykiety systemowe, kategorie, okręgi, a następnie etykiety utworzone przez Ciebie. W kolumnie „Pokaż na liście etykiet” możesz wybrać wyświetlanie, ukrywanie lub ustawienie „Pokaż, jeśli nieprzeczytane” dla poszczególnych etykiet. Wybierz ustawienia dla każdej etykiety i kliknij „Zapisz zmiany”.
Jeśli ukryłeś/aś jakieś tagi, w lewej kolumnie zobaczysz link „Więcej”. Możesz również wyświetlić/ukryć tagi, przeciągając je powyżej lub poniżej tego linku.
